Vereinsverwaltung, die ehrenamtliche Vorstände entlastet
Wenn das Ehrenamt zum Zweitjob wird
Du bist im Vorstand, weil dir der Verein wichtig ist – nicht, weil du Excel-Listen lieben gelernt hast. Trotzdem hängst du am Wochenende vor Mitgliedsdaten, Beitragsabrechnungen und WhatsApp-Gruppen, in denen drei Leute parallel das Gleiche fragen.
Die fertigen Vereins-Tools im Netz versprechen viel, sind aber oft entweder überladen (für DAX-Konzerne entworfen, dann „auch für Vereine" geöffnet) oder so generisch, dass sie zu deinem Verein nicht passen. Anpassungen kosten Aufpreis, der Datenexport ist umständlich, und der Support sitzt in einem Land, das deinen Verein nicht kennt.
Ich baue für Vereine kleine, individuelle Webapps. Genau auf das zugeschnitten, was dein Verein wirklich braucht – nicht mehr.
Was Vereins-Webapps konkret leisten
Mitgliederverwaltung
Eine zentrale Liste mit Stammdaten, Eintritts- und Austrittsdaten, Beitragsklassen, Familienzugehörigkeiten. Filter nach Abteilung, Altersgruppe, Status. DSGVO-konform, mit klarer Übersicht, wer welche Daten sehen darf.
Termine und Anmeldungen
Vereinstermine, Veranstaltungen, Mannschafts- oder Gruppentermine an einem Ort. Mitglieder melden sich direkt an, du siehst, wer kommt – ohne Doodle, ohne WhatsApp-Umfrage, ohne Zettelkasten.
Kommunikation an Gruppen
Statt Massen-Mails an alle: gezielte Nachrichten an Abteilungen, Altersgruppen oder Mannschaften. Newsletter und einmalige Mitteilungen. Mitglieder bekommen nur das, was sie betrifft – das senkt die „Schon-wieder-Vereinspost"-Müdigkeit.
Helfer- und Einsatzplanung
Wer übernimmt beim Sommerfest die Theke, wer fährt zum Auswärtsspiel? Schichten und Aufgaben einteilen, Mitglieder tragen sich selbst ein, der Vorstand sieht jederzeit, wo noch Lücken sind – ohne WhatsApp-Umfrage und Excel-Tabelle.
Wie ein Projekt abläuft
Erstgespräch ist kostenlos – meist 45 Minuten per Video, manchmal abends, weil Ehrenamt halt nach Feierabend stattfindet. Wir schauen, was dein Verein heute macht, welche Tools schon laufen, was wirklich hakt.
Danach folgt ein konkreter Vorschlag mit Funktionen, Aufwand und Preis. Wenn das passt, baue ich erst einen Prototyp, den dein Vorstand testet. Anpassungen besprechen wir gemeinsam – meistens stellt sich beim Testen heraus, dass eine Funktion gar nicht gebraucht wird und eine andere fehlt. Genau dafür ist der Prototyp da.
Wenn die Lösung produktiv ist, übergebe ich Hosting, Quellcode und Dokumentation. Du bleibst handlungsfähig, auch wenn ich mal nicht erreichbar bin.
Was das ungefähr kostet
Vereinsprojekte sind in der Regel kleiner als Handwerksprojekte – weil weniger Schnittstellen, weniger Mitarbeiter, weniger Branchen-Spezialthemen. Kleine Webapps starten bei rund 500 Euro, größere Lösungen bewegen sich entsprechend höher. Wie viel es genau wird, klären wir im Erstgespräch und du bekommst einen konkreten Vorschlag, bevor irgendetwas losgeht.
Hosting und Betrieb liegen je nach Projekt zwischen 5 und 25 Euro pro Monat, direkt beim Server-Anbieter. Kein Abo bei mir, kein Per-Mitglied-Preis.
Für gemeinnützige Vereine mit kleinem Budget bin ich gesprächsbereit – auch Phasen-Modelle oder Übernahme von Hosting-Kosten durch Sponsoren sind möglich. Frag einfach.
Häufige Fragen
Sind unsere Mitgliederdaten DSGVO-konform gespeichert?
Ja. Server stehen in Deutschland, Datenverarbeitungsvertrag bekommst du mit der Lösung, Mitgliederrechte (Auskunft, Löschung) sind technisch sauber abbildbar. Ich erkläre dir, was du formal als verantwortliche Stelle dokumentieren musst.
Können wir bestehende Daten aus Excel oder einem alten Tool übernehmen?
Fast immer. Excel, CSV, manchmal auch direkte Imports aus Vereinsverwaltungs-Tools sind möglich. Den Aufwand schätzen wir im Erstgespräch ein.
Können mehrere Vorstandsmitglieder gleichzeitig arbeiten?
Ja. Jeder bekommt einen eigenen Login mit definierten Rechten – der Schatzmeister sieht Finanzdaten, der Jugendwart die Jugendabteilung, der Vorsitzende alles. Änderungen werden dokumentiert.
Was passiert, wenn der nächste Vorstand andere Vorstellungen hat?
Der Code liegt in einem Repository, das dem Verein gehört. Anpassungen kann ich übernehmen, oder ihr beauftragt jemand anderen. Es gibt keine Lock-in-Mechanismen.
Funktioniert das auch für kleine Vereine unter 50 Mitgliedern?
Ja, oft sogar besser. Kleine Vereine brauchen keine 80 Funktionen, sondern fünf, die wirklich passen. Das ist genau die Größe, für die individuelle Webapps wirtschaftlich sinnvoll sind.